关于年鉴编纂中

注重表格应用的探讨

徐敬国

在年鉴编纂中,不少内容的记述离不开各种各样的数据,尤其记述经济发展情况,更需大量的数据;有的条目中同类内容很多,如果全部用文字记述,查询阅读起来有所不便,对文稿审校也多有不便。这种情况下,在使用简练文字记述的同时,附加表格按一定类别呈现数据,既能保留所有数据,更使条目内容简洁、条理清晰,事物发展情况一目了然。本文主要依据表格相关出版规范及《武侯年鉴》编纂实践中的表格应用方法,对年鉴编纂中的表格应用等进行探讨。

表格,是按一定逻辑关系排列单元格,用于显示数据、事物分类等,便于直观呈现、快速比较和引用分析的表达形式。表格一般由表号、表题、表头、表身和表注构成。表头和表身构成表格的主体,一般分为行和栏。

表格设计基本要求

(一)表线

1. 表格的横线称为行线,竖线称为栏线。表头与表身之间的线称为表头线。表格的四周将表头和表身一起围住的线统称表框线,表框线包括顶线、底线和墙线。表格中左右侧不需框线(应为开口)。

2. 如果表格行多栏少,竖长横窄,可将表格纵向切断,转成两栏或多栏;表格转栏排后,横表头相同,纵表头不同,各栏的行数应相等,栏间应以双竖细线相隔,如示例1。

示例1:

(二)表号和表题

1. 全书表格统一编号,编号方式应一致,与“表题”排在同一行,靠左对齐。

2. 表格应有表题,表题应简练并明确表示出表格的主题,一般由时间、名称、内容3个要素,如“2022年武侯区政府常务会议情况表”。

3. 表号和表题应置于表格顶线上方,居中排列;表号应置于表题之前,与表题之间留一字空。表号和表题的排字宽度一般不应超过表的宽度,一旦超出表宽,则需要转行,应从意义相对完整的词语转行。

4. 表格中涉及的单位全部相同时,宜在表的右上方统一标注。只有一个计量单位时,可将单位标明在表题下一行,靠右对齐;有两个以上计量单位时,则在相应表栏目内标明。

(三)表头

1. 表头中的栏目归类应正确,栏目名称应确切、简洁。表头中不应使用斜线。错误的表头形式(示例2)和正确的表头形式(示例3)示例如下。

示例1:

示例2:

2. 不在一个页面的接排表应重复横表头并加“表××(续)”或“续表××”等字样。

(四)表头和表身

1. 多层表头应体现层级关系。三线表横表头有第二、第三层级时,每个层次之间应加细横线或不同底色进行区分,以清楚显示上下层的隶属关系;纵表头有第二、第三层级时,宜依次向右缩进一字间距,如示例4。

示例4:

3. 横表头各单元格内容宜居中排,纵表头各单元格内文字宜左对齐排列,如示例5。

示例5:

4. 表身中行和列的数字、文字、图形宜对齐,文字为多行记述时宜左对齐。同一列中相同量的数值宜对齐,多数以个位为准对齐,全书统一。

(五)表注

1. 表注宜排在表格底线下方。排字宽度不宜超过表格宽度,首行距左墙线一字空或两字空排。不应与正文注释混同编排。

2.表注注文如果多于1条,各条之前要加上用阿拉伯数字表示的序号。每条注文应独立排为一段,末尾用句号。

3. 个别表头文字过多,导致该栏过宽或过高,可视情况将文字作为表注附后,如示例6。

示例6:

初稿表格中的纵表头“面粉(特一粉)”修改为“面粉”,“食用油(金龙鱼第二代调和油每5升价格)”修改为“食用油”,面粉及食用油的情况说明作为表注附后,修改后,表格整体高度均衡,保持版面美观。

表格设计力求简洁科学

(一)表格设计力求方便读者。

如《武侯年鉴》中的财政、税收等数据,以一般公共预算收入情况表为例,初稿表格中均为当年执行数为上年的百分比(示例7)。为使表格内容与文字记述保持一致,又方便读者查询,该项表头修改为“执行数比上年增长(%)”(示例8)。

示例7:

示例8:

(二)表格设计力求科学合理。

表格设计要根据数据主要类别设置表项,力求科学合理、简洁易读。如示例9为《武侯年鉴》初稿中的四川大学基本情况表,编辑修改为示例10,修改后表格内容更加简洁明了、清晰易读。

示例9:

示例10:

数据说明:

1.学生情况、学科及专业设置、教职工构成、办学条件数据源自四川大学2022年上报教育部《教育事业综合统计调查表》数据,统计截止时间为2022年9月。

2.教职工总数、专任教师数不含附属医院职工。

3.院士数据只统计人事关系在本校的院士。

4.博士生导师含博士生导师及博士生、硕士生导师。

中国精品年鉴对表格的创新运用

全国各地的优秀年鉴也注重表格应用。例如,入选第七批“中国精品年鉴”的综合年鉴均重视文字与表格相结合。其中,《武汉年鉴(2022)》全书有表格204个,《武侯年鉴(2022)》有表格124个,《泰州年鉴(2022)》全书有表格110个,《万州年鉴(2022)》有表格94个。

《吉林年鉴(2022)》还通过设置多个比较近5年发展变化的表格,以延展资料长度,通过在“统计资料”中设置与全国其他省区比较的指标等表格,进一步扩大资料视域。《浦口年鉴(2022)》在产业园区分目设置基础设施、产业类、社会事业类和招商引资项目等表格,直观展示各产业园区建设成就,还在“房地产业”类目设21个表格,全面反映浦口区土地拍卖、楼盘开发、房地产经营现状,其中楼盘简介表格均设置项目地址、用地面积、用地性质、容积率、绿地率、开发企业、建筑类别、首次开盘时间、主力户型等24个栏目要素,信息含量非常丰富。

由此可见,年鉴作为全面、系统、翔实记述事物发展情况的年度资料性文献,在编纂过程中,科学合理设计、应用好表格,不仅可以使文字记述简练,增加查询阅读便捷性,而且能增强年鉴内容的宽度和深度,进一步提升年鉴资料价值,切实发挥好年鉴工具书作用。

来源:四川省地方志工作办公室

作者:徐敬国(成都市武侯区地方志办公室)